Доверяй, но проверяй- контроль за директором ГмбХ (GmbH)

К процедуре создания юридического лица необходимо отнестись со всей серьёзностью этого мероприятия. В процессе активного развития и роста молодого бизнеса нет больше времени на исключение слабого звена, но которое обязательно проявит себя и разорвётся в самый неподходящий момент.

Профилактика является лучшим лечением. Такой принцип действует не только в медицине, но и в бизнесе. Именно «профилактика» ошибок в первую очередь со стороны директора юридического лица, а не их исправление являются наиболее эффективным средством: с одной стороны, это показывает, что контроль за его деятельностью осуществляется, а с другой стороны, позволяет самим учредителям реально оценивать ситуацию в компании. В случаях злоупотреблений со стороны директора, к специалистам часто обращаются не сразу. Недобросовестный управляющий продолжительное время просто не дают для этого повода.

Все гениальное – просто

Первое универсальное правило для каждого бизнеса – перед приобретением или вступлением в любой бизнес настоятельно рекомендуется проверять финансовую отчетность компании за последние годы. В принципе, даже любой бизнесмен может в ней разобраться, но в данном вопросе все же желательно обратиться к профессионалам, которые оценят действующую ситуацию в компании, а также возможное развитие компании в совокупности с потенциальными рисками.  Ну а дальше начинаются деловые будни, когда основную роль играет управляющий и может сыграть по-разному. Вот именно поэтому стоит иногда обращать на него более пристальное внимание, а именно, заранее определить поле деятельности, а так же осуществлять надлежащий контроль, принимаемыми решениями и анализировать полученный результат.

Ограничение полномочий

Самым простым способом контроля деятельности управляющего является ограничение его полномочий Уставом, а также трудовым договором. В зависимости от «успехов» или подозрений со стороны учредителей в дальнейшем можно увеличивать или уменьшать степень контроля, а значит и его ответственность. В Уставе или договоре можно прописать перечень сделок, на заключение которых требуется согласие общего собрания, или максимальную сумму сделки, которую можно заключить директору без предварительного согласования с учредителями.

Бюрократия полезна

И, наконец, самое главное правило всего бизнеса – это оформление всех решений в письменной форме. В идеале нужно взять себе за правило, что вся переписка должна вестись или дублироваться письменно. Но многие расценивают это как своего рода недоверие либо к деятельности, либо личности. Поэтому хотя бы самые важные решения должны быть зафиксированы на бумаге, чтобы потом в случае спора иметь допустимые доказательства, бесспорно подтверждающие нарушение условий договора или взятых на себя обязательств.

Своевременно и правильно зафиксированные полномочия директора, надлежащий контроль- это правила, которые следует соблюдать всегда в бизнесе, в том числе при наличии между учредителями и управляющим роственных или дружеских отношений, не забывая при этом народную мудрость: «Дружба дружбой, a деньги врознь».

Директор – это не профессия

Директором ГмбХ может быть любое совершеннолетнее физическое лицо, не взирая на пол, гражданство или место (страну) проживания. С сегодняшней мобильностью населения и новыми технологиями, допустимо дистанционное управления текущими вопросами. Не редко один директор управляет несколькими фирмами в различных государствах и экономических зонах.  Если раньше суды запрещали лицам не резидентам шенгенского пространства быть директором немецкого ГмбХ, то сегодня это твердо ушло в раздел юридической истории. Директором не могут быть лишь лица осужденные в последние пять лет за экономические преступления и налоговые махинации, или не способные согласно решению суда управлять фирмой, а так же находящиеся под опекой или в процедуре частного банкротства.

Доверяй, но проверяй

Излишняя доверчивость никогда не была в почете, ею всегда кто-нибудь да воспользуется. Ну а бизнес-акулы тем более постоянно ищут себе «добычу».

Самым эффективным способом контроля за оперативной деятельностью компании является контроль за движением по счетам. Вам достаточно вести контроль через онлайн-банкинг в реальном режиме времени. Для этого банком выдается PIN-код для доступа к счету. Авторизированный электронный ключ, дающей право на осуществление платежа, останется в единоличном пользовании управляющего.

Если не руководящие учредители хотят принять участие в управлении компании, можно назначить второго управляющего, причем объем полномочий (не забудьте и ответственности) у содиректоров может варьировать. В этом случае второй директор может не осуществлять оперативную деятельность компании, но напрямую контролировать эту деятельность. Так же существует фигура прокуриста, с полномочиями единолично или совместно с директором представлять фирму. Прокуристы есть во всех отраслях рынка и не редко вместо директора, встречается из роспись. Они практически и юридически наделены полномочиями управляющего, но не несут все бремя ответственности, но способны оперативно и эффективно управлять компанией или отделом фирмы.

Не стоит забывать, что директор обязан минимум раз в год проводить общее собрание учредителей и отчитываться на нем о проведенной работе, публиковать финансовую отчетность компании в открытых источниках. Одно дело, если информация не предоставляется управляющим по требованию учредителей, а другое – когда ее приходится фальсифицировать, чтобы выполнить обязанность по ее публикации.

Вознаграждения директора-учредителя

На практике часто возникают по вопросу справедливого вознаграждения управляющего, в особенности, когда один из учредителей ГмбХ назначен так же управляющим. Нет законодательного акта, прописывающего тарифную сетку для управляющих компании. В режиме свободной экономике это практически невозможно. В данной ситуации учредителю выгодно установить себе как управляющему высокое вознаграждение, которое он будет получать вне зависимости от прибыли, а, следовательно, и дивидендов, а не ждать их выплаты по результатам года, когда придется еще «делиться» с партнерами. Контроль за самой легкой и даже законной утечкой средств предприятия можно сделать автоматическим: система бонусов, когда сам управляющий был бы заинтересован в повышении прибыли, причем не только на бумаге, разрешает и извечную проблему коллизии интересов – интересы компании и интересы самого управляющего будут совпадать.

В заключение

Следует помнить, что контроль над любой компанией принадлежит его учредителям, а не управляющим. Поэтому не обязательно прибегать ко всем вышеперечисленным способам контроля, но достаточно взять несколько из них на вооружение и постоянный контроль позволит быть в курсе дел, а также предотвратит наступление серьезных проблем и душевных потрясений.

Адвокат Сергей Копылов и юрист Вероника Медведева